Depozitul legal este sistemul prin care exemplare ale publicațiilor și ale altor documente sunt colectate, evidențiate și conservate în biblioteci desemnate. În România, cadrul general este Legea nr. 111 din 1995, republicată. Biblioteca Națională publică instrucțiuni pentru producători și pentru instituțiile beneficiare. Obligația nu privește numai cărțile vândute în librării: documentele eligibile distribuite gratuit și alte categorii de materiale intră, de asemenea, în sistem.
Funcția depozitului este păstrarea patrimoniului documentar, inclusiv printr-un fond intangibil. Această funcție este diferită de cumpărarea unor exemplare pentru o bibliotecă de împrumut. Documentele sunt primite cu un titlu legal specific și sunt gestionate potrivit regulilor aplicabile depozitului. Biblioteca le înregistrează și le prelucrează bibliografic, astfel încât publicația să poată fi identificată în evidențe, pe lângă păstrarea suportului fizic sau a formei prevăzute de lege.
Cine are obligația trimiterii
Obligația aparține producătorilor documentelor: edituri, alte persoane juridice care publică în regie proprie și, în condițiile legii, persoane fizice care realizează asemenea materiale. Difuzarea comercială și cea gratuită sunt ambele avute în vedere. Tirajul destinat publicului nu este scutit doar pentru că exemplarele nu au un preț de vânzare. Biblioteca Națională diferențiază, în instrucțiunile sale, situațiile producătorilor cu sediul sau domiciliul în România și pe cele realizate în străinătate.
Pentru documentele produse în România, trimiterea se face din prima tranșă a tirajului, în maximum 30 de zile de la apariție. Exemplarele sunt oferite gratuit, iar producătorul suportă expedierea. Documentele se depun în formatul original prevăzut pentru categoria lor, nu ca fotocopii ori copii pe un alt suport ales în locul celui publicat. Expedierea este însoțită de documentele de identificare necesare înregistrării lotului.
Publicațiile tipărite la cerere, cunoscute ca print-on-demand, intră și ele sub incidența depozitului legal. Instrucțiunile din mai 2025 leagă termenul de 30 de zile de momentul în care lucrarea devine accesibilă publicului, de exemplu printr-o librărie online sau o platformă digitală. Faptul că exemplarele sunt produse pe măsura comenzilor nu elimină obligația. Această precizare privește publicațiile tipărite la cerere, nu o regulă identică pentru orice fișier disponibil pe internet.
Numărul de exemplare depinde de document
Cărțile, broșurile și extrasele din publicații seriale se trimit Bibliotecii Naționale în șapte exemplare. Pentru publicațiile seriale, cele oficiale ale autorităților, culegerile de acte normative și manualele școlare sunt prevăzute șase. Instrucțiunile includ în această din urmă categorie și anumite documente audiovizuale ori electronice difuzate pe suporturile enumerate. Numărul nu se stabilește doar după faptul că materialul are pagini sau un cod de identificare.
Pentru partituri, atlase, albume, hărți și unele materiale cu valoare de memorie culturală sunt prevăzute trei exemplare. Edițiile rare și bibliofile, cursurile universitare, standardele, normele tehnice și alte documente din categoria legală corespunzătoare se trimit în două. Clasificarea concretă contează pentru alegerea cantității. O ediție de carte obișnuită și o ediție bibliofilă nu pot fi tratate identic numai pentru că au același tip de conținut.
Separat de depozitul central există un exemplar destinat depozitului legal local, la biblioteca județeană corespunzătoare sediului ori domiciliului producătorului sau la instituția metropolitană competentă. Instrucțiunile Bibliotecii Naționale precizează că, pentru județul Ilfov, exemplarul local se trimite Bibliotecii Metropolitane București. Depunerea centrală și depunerea locală sunt obligații distincte. Repartizarea făcută ulterior de Biblioteca Națională nu înlocuiește exemplarul pe care producătorul trebuie să îl trimită direct la nivel local.
Borderoul și confirmarea depunerii
Lotul este însoțit de un borderou completat în două exemplare. Datele permit identificarea producătorului și a fiecărei publicații: autor, titlu, an, tiraj, preț și identificatori precum ISBN, ISSN sau ISMN, după caz. Pentru publicațiile seriale sunt relevante și numărul ori volumul. Datele înscrise trebuie să corespundă exemplarelor trimise, nu doar unui proiect editorial care ar putea apărea într-o altă formă.
Biblioteca verifică integritatea publicațiilor și concordanța dintre lot și actul însoțitor înaintea confirmării. Borderoul înregistrat este dovada depunerii pentru producător. Documentele pot fi expediate prin poștă sau curier ori depuse direct, potrivit instrucțiunilor instituției. Pentru suplimentările de tiraj nu se retrimit automat exemplare identice; Biblioteca Națională cere declarații globale ale cifrelor de tiraj la sfârșitul anului, în condițiile precizate pentru asemenea retipăriri.
Cum sunt repartizate și descrise publicațiile
Biblioteca Națională păstrează un număr de exemplare și le repartizează pe celelalte către bibliotecile beneficiare ale depozitului central. Pentru titlurile primite în șapte sau șase exemplare, câte unul ajunge la Biblioteca Academiei Române și la bibliotecile centrale universitare din Cluj-Napoca, Iași și Timișoara. Pentru documentele primite în trei ori două exemplare, repartizarea include un exemplar la Biblioteca Academiei, potrivit categoriei legale aplicabile.
Instituțiile beneficiare au obligații de primire, evidență, prelucrare, conservare și securitate. Ele urmăresc și materialele care le sunt destinate și pot semnala lipsurile către Biblioteca Națională. Păstrarea unui exemplar este astfel însoțită de operațiuni biblioteconomice și de control al integrității. Scopul evidenței este identificarea documentului și administrarea colecției, nu acordarea unei calificări literare, științifice sau profesionale conținutului publicației.
Bibliografiile naționale realizate de Biblioteca Națională descriu documentele intrate în depozit, în serii dedicate cărților și altor categorii. Înregistrările pot fi consultate în cataloage și în publicații bibliografice. O descriere cu autor, titlu, ediție și date de apariție este o înregistrare despre document; nu este textul integral al cărții. Accesul la o bibliografie nu echivalează cu autorizarea reproducerii conținutului publicației descrise.
Legea delimitează și materiale care nu intră în depozit, precum anumite documente administrative, formulare, materiale de reclamă comercială sau documente cu caracter secret. Încadrarea se raportează la categoria și natura documentului, nu doar la suportul tipărit. Pentru documentele care intră în sistem, identificarea tipologiei stabilește exemplarele, destinațiile și evidența aferentă. Instrucțiunile Bibliotecii Naționale completează aplicarea acestor cerințe pentru producători și pentru bibliotecile beneficiare.